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Tableaux de bord

Les tableaux de bord dans le cadre du management sont multiples et ad hoc. Cela signifie qu'il faut les construire spécifiquement en fonction des besoins. C'est la seule manière d'avoir une vision précise de ce que l'on cherche et de tenir compte des spécificités de l'entreprise et du poste de travail du manager.
Nous allons vous en présenter quelques uns, sachons qu'ils servent d'inspiration pas de modèle à suivre rigoureusement, qu'on peut en créer d'autres et qu'il faut, de toute façon, réfléchir à ceux qui conviennent le mieux et à la manière dont il faut les personnaliser.
Vous aurez ainsi parfois intérêt à tenir un tableau de bord absentéisme plutôt qu'une pyramide des âges, préférerez une vision nette des compétences individuelles ou, au contraire, mettrez l'accent sur les performances collectives, visualiserez le turn-over et le nombre de personnes parties en formation...

Le tableau de polycompétence

On l'appelle aussi parfois Tableau des Compétences Acquises (TCA).
Il s'agit de mettre en regard les activités assurées par le collectif de travail (en ligne) et les personnes qualifiées pour assumer ces tâches (en colonnes). Bien évidemment, il faudra, au préalable, avoir établi la liste des tâches concernées...
Par exemple :
  DUPOND DURAND DUSCHMOLL
indice de recouvrement
somme en ligne divisée par nbe de personne
Assurer le démarrage d'une production
I
/
0
0,5
Déceler une dérive des paramètres de production
I
I
0
0,66
Applique parfaitement les gammes de conditionnement
I
0
0
0,3
Connaît les procédures d'intervention sur les machines
/
0
/
0,3
Commentaire :
I = OUI (1 point)
/ = partiellement (0,5 point)
0 = NON (0 point)

On peut ainsi, d'un coup d'oeil, en bout de ligne, connaître ce qu'on appelle l'indice de recouvrement des activités. On le calcule en prenant la somme des points sur la ligne et en divisant par le nombre de personnes. Plus l'indice est proche de 1 et moins la tâche est critique ; il y a plusieurs personnes capables de l'assurer. On voit ici, par exemple, que la tâche connaît les procédures d'intervention n'est suffisamment couverte. Il faut prévoir d'urgence une formation...
Par colonne, on peut ainsi visualiser la polyvalence de l'individu face aux tâches de son unité de travail. On voit que Monsieur DUSCHMOLL ne connaît aucune tâche à fond ; sans doute est-il débutant et faut-il le former.

Au-delà, on peut bien évidemment améliorer le tableau en indiquant un indice de recouvrement plus fin par exemple, avec un système de pondération, ainsi qu'en rajoutant des indices composites pour tenir compte du niveau d'autonomie par exemple.

Grilles d'analyse de poste

Les grilles d'analyse de poste ne sont pas généralement pas établies par le manager direct. Mais il doit les réclamer car elles lui sont d'une grande utilité pour :

La grille d'analyse de poste que nous présentons ci-dessous est relativement complexe, mais elle contient beaucoup de détails. On peut s'en inspirer pour construire une grille ad hoc prenant en compte les spécificités d'une unité de travail ou d'une entreprise.

L'organigramme des tâches

On distingue typiquement deux types d'organigrammes. Le premier, le plus connu, est l'organigramme hiérarchique. Il permet de savoir « qui donne des ordres à qui ».
L'organigramme des tâches, lui, sert à savoir « qui fait quoi ». Il est souvent utilisé en gestion de projet pour répartir les tâches entre divers intervenants qui doivent assurer chacun une partie du projet. On réparti alors les tâches en fonction des compétences des personnes (ou des entreprises s'il y a des intervenants extérieurs).
La logique d'organigramme des tâches est aussi utilisé en qualité pour décrire les processus assurés par l'entreprise. Ces différents processus sont décrits par une suite d'actions sur des informations ou des produits.
Enfin, l'organigramme des tâches est aussi utilisé pour décrire le cheminement physique des informations ou des produits à l'intérieur d'une entreprise.

Pour ce qui nous concerne ici, nous retiendrons une définition limitée (voire dégradée si l'on est puriste) de l'organigramme des tâches. Nous tracerons celui qui permet de décrire la chaîne de collaboration entre les postes de travail. En la circonstance, il permet de synthétiser l'information répartie par ailleurs dans les différentes fiches d'analyse de poste. Il est très proche de la description des processus en démarche qualité, c'est donc ici une version spécialisée (ad hoc)de l'organigramme des tâches.

On peut bien évidemment rajouter ce qui paraît utile (nom des personnes ou des services concernés, durée prévue de l'action...). Rappelez-vous, un outil, c'est toujours adapté aux circonstances et aux besoins...

Tiens, au fait, ça ne vous rappelle pas les de la démarche qualité ?

Diagramme de collaboration

La représentation ci-dessous est ce qu'on appelle un diagramme d'Euler-Venn. Ici, il s'agit de représenter les tâches des postes de travail en visualisant celles qui doivent être accomplies en commun ou en collaboration. Il s'agit ici des tâches 2 et 8.

C'est très utile pour constituer, par exemple, des groupes de travail, des groupes pour des formations.
Cela permet aussi, par ailleurs de déterminer des profils de poste : plus un poste sera « chargé » en tâches coopératives, plus il sera souhaitable d'y affecter un collaborateur habile dans les relations humaines.
On pourra bien sûr, là encore, adapter le diagramme à ses besoins, par exemple en dessinant le périmètre de l'unité de travail afin de visualiser les relations avec les autres postes de travail. On peut utiliser des systèmes de couleur pour caractériser les tâches ou leur adjoindre une petite étiquette pour préciser le niveau de technicité de la tâche...

Diagramme des flux d'information

La circulation de l'information à l'intérieur des entreprises est devenu un facteur critique de productivité et de qualité. L'expérience montre que nombre de dysfonctionnements sont en fait dus à des informations erronées ou qui ne sont pas parvenues à temps. L'analyse des flux d'information permet de mettre en évidence des circuits inutiles ou redondants et permet de se rendre compte des nécessités d'une automatisation ; on peut aussi, de cette manière, remplacer des réunions coûteuses en temps par un système simplifié de circulation d'informations standardisées.


En management industriel on cherche à traquer les goulots d'étranglement. Sachez que les goulots d'étranglement liés à la circulation des « paperasses » sont parfois aussi nombreux que les goulots d'étranglement physiques que l'on trouve dans les ateliers de production.

Et puis d'autres encore...

Répétons-le, les tableaux de bord sont multiples et doivent être construits en fonction des besoins. Si vous avez le temps (et l'argent...), vous pouvez utiliser les Arbres de Connaissances© :

pour visualiser les compétences de vos collaborateurs et le fait qu'elles soient partagées ou non (pour en savoir plus sur le logiciel Gingo et les arbres de connaissance www.trivium.fr).

N'oubliez pas non plus l'inévitable pyramide des âges si vous voulez anticiper des besoins en remplacement, recrutement et formation :

Mention spéciale
Organigramme fonctionnel ou organigramme par fonctions ?

On trouve dans littérature concernant la gestion de projet la définition de « l'organigramme fonctionnel ».
Il s'agit d'une représentation complexe visant à représenter chaque fonction de manière indépendante. L'organigramme fonctionnel utilise des symboles conventionnels pour visualiser : La vision globale peut être obtenue par la réalisation d'un procédogramme ne contenant que les intitulés.

exemple d'organigramme fonctionnel
Cela est notablement différent d'un « organigramme par fonction » (qu'on pourrait sémantiquement d'ailleurs parfaitement appeler aussi fonctionnel...) qui est une représentation par fonction de la structure d'une entreprise. Autrement dit, au lieu d'avoir :
on aura :
Le second n'est pas identique au premier, mais il n'est pas non plus un organigramme fonctionnel au sens de la définition officiel... Cela est souvent source de confusion terminologique. On trouve d'ailleurs des entreprises qui, par exemple sur leur site Web, présente ce qu'elles appellent « organigramme fonctionnel » et qui n'est en fait au mieux, qu'un organigramme par fonction...
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